W ostatnim czasie wiele firm sprzątających podniosło swoje ceny z powodu wzrostu płac minimalnych dla swoich pracowników. To zmusiło właścicieli różnych obiektów, jak duże kliniki czy centra handlowe, do zastanowienia się, czy korzystanie z zewnętrznych firm sprzątających jest nadal opłacalne.
Wiele z nich zauważa, że zorganizowanie sprzątania na własną rękę może być tańsze i pozwala na lepszą kontrolę nad jakością pracy. Jeśli planujesz zrezygnować z usług firmy zewnętrznej i wdrożyć profesjonalne sprzątanie we własnym zakresie to ten artykuł jest dla Ciebie.
Dlaczego warto rozważyć zmianę sposobu sprzątania własnego obiektu?
W ostatnim czasie wiele firm sprzątających podniosło ceny swoich usług z powodu wzrostu płac minimalnych pracowników liniowych. To zmusiło właścicieli różnych obiektów, takich jak duże kliniki czy zakłady produkcyjne, do zastanowienia się, czy korzystanie z zewnętrznych firm sprzątających jest nadal opłacalne.
Wielu z nich zauważa, że zorganizowanie sprzątania na własną rękę może być tańsze i pozwala na lepszą kontrolę nad jakością pracy. Z tego powodu, coraz więcej administratorów decyduje się na zatrudnienie nowych pracowników do sprzątania oraz wdrożenie profesjonalnego sprzątania na własną rękę.
W tym artykule przedstawię, jak się przygotować do wdrożenia oraz jak poprawnie taką zmianę przeprowadzić, aby uniknąć błędów oraz jak najszybciej osiągnąć spodziewane korzyści.
Przygotowanie do wdrożenia profesjonalnego sprzątania
Aby skutecznie wdrożyć profesjonalne sprzątanie w obiekcie, zarządcy muszą przejść przez kilka kluczowych etapów:
Audyt pomieszczeń
Na początkowym etapie wdrożenia trzeba przeanalizować, co jest do sprzątania, ponieważ od tego zależeć będzie liczba etatów oraz specyfikacja sprzętu potrzebnego do pracy. Podczas audytu badamy:
- ilość pomieszczeń,
- ich rodzaj i pełnione funkcje,
- metraż pomieszczeń oraz % powierzchni zmywalnej (ręcznie/maszynowo),
- rodzaj powierzchni i materiałów
Analiza zabrudzeń
W zależności od rodzaju oraz sposobu użytkowania pomieszczenia pojawiają się w nim określone zabrudzenia. Dlatego ważne jest, aby się im przyjrzeć i przeanalizować, skąd się biorą i jaki jest ich rodzaj. Ten etap jest kluczowy, ponieważ analiza zabrudzeń pomoże nam wskazać:
- jakie środki czyszczące będą potrzebne
- z jakich technologii będziemy korzystać w trakcie sprzątania.
Wykaz czynności sprzątających
Mając zestawienie pomieszczeń i analizę zabrudzeń możemy przystąpić do sporządzenia wykazu czynności, czyli określenia zadań dla każdego obszaru/pomieszczenia. Na tym etapie wstępnie oszacujemy również czas, jaki jest potrzebny na wykonanie poszczególnych czynności oraz ich częstotliwości.
Określenie częstotliwości prac jest potrzebne w celu wyznaczenia standardu czystości. W zależności od intensywności użytkowania poszczególnych przestrzeni oraz innych czynników (np. odległość od wejścia głównego do obiektu) zabrudzenia pojawiają się częściej lub rzadziej.
Im częściej będziemy wykonywać poszczególne prace tym wyższy standard czystości i higieny zostanie utrzymany w danym pomieszczeniu.
Oszacowanie etatów
Obliczenie potrzeb kadrowych da nam odpowiedź, ilu pracowników będzie potrzebnych do efektywnego wykonania wszystkich zadań. Z poprzednich etapów wiemy już, ile mamy zadań, ile zajmie czasu ich wykonanie, więc łatwo będzie obliczyć, ilu pracowników będzie potrzebnych do ich wykonania.
Warto też zastanowić się przy okazji nad kosztem podniesienia standardu, gdyż w zależności od częstotliwości działań (standardu sprzątania) możemy zwiększać lub redukować etaty.
Dobór sprzętu i środków czystości
Każdego pracownika, który będzie sprzątał należy wyposażyć w odpowiedni sprzęt adekwatnie do przydzielonych mu zadań. Z kolei dobór środków czyszczących będzie uzależniony od rodzajów powierzchni oraz zabrudzeń przeanalizowanych na początkowym etapie.
Opracowanie planów higieny
Po zdobyciu wszystkich informacji możemy przystapić do przygotowania planów higieny dla różnych typów pomieszczeń. Te dokumenty są fundamentem dla utrzymania odpowiednich standardów sanitarnych, wytycznymi dla personelu sprzątającego oraz narzędziem kontroli dla zarządzających.
- o planach higieny pisałem szczegółowo tutaj PLAN HIGIENY DLA POMIESZCZEŃ (link)
Przygotowanie budżetu – czas poznać koszt inwestycji!
Kalkulacja kosztów obejmuje zestawienie wydatków na personel, sprzęt i środki czystości. Mając dane odnośnie liczby etatów oraz zestawienie sprzętu do sprzątania z łatwością oszacujemy koszt inwestycji.
Co prawda na tym etapie trudno oszacować, ile będzie zużywało się środków czyszczących, wkładów do mopów czy worków do odkurzaczy. Dlatego nie poznamy dokładnych kosztów zmiennych procesu utrzymania czystości na obiekcie w dłuższym okresie czasowym.
Dla potrzeb kalkulacji należy przyjąć, że nie wyniosą one więcej niż 3-5% całości kosztu utrzymania i wyposażenia działu sprzątającego.
Wdrożenie profesjonalnego sprzątania
Na poprzednim etapie zakończyliśmy teoretyczne przygotowania do wdrożenia profesjonalnego sprzątania na obiekcie. W dalszej kolejności bierzemy się za realne działania i rozpoczynamy egzekucję całego procesu sprzątania. Czas zderzyć się z realiami.
Rekrutacja personelu sprzątającego
To trudny etap. Z doświadczenia wiem, że cholernie ciężko jest znaleźć chętne i zmotywowane osoby do sprzątania, a jeszcze trudniej zatrzymać je w pracy i utrzymać wysoki stopień zaangażowania. Z moich obserwacji wynika, że oprócz pozapłacowych motywatorów dobrze działają premie za utrzymanie standardu sprzątania oraz wyposażenie w lepszy sprzęt osób, które się wyróżniają w zespole.
Szkolenie pracowników
Szkolenia z profesjonalnego sprzątania to warunek sine qua non dla zapewnienia powodzenia wdrożenia profesjonalnego sprzątania. W szkoleniu powinna wziąć również kadra nadzorująca pracę personelu. Dzięki edukacji zapobiegamy:
- zaniedbaniom w utrzymaniu pożądanej czystości i higieny,
- zniszczeniu czyszczonych powierzchni (bardzo często obserwuję takie rezultaty pracy),
- nadmiernemu zużywaniu prądu i wody (nagminnie, niemalże standard na każdym obiekcie),
- degradacji środowiska (zawsze).
Szkolenia pozwalają personelowi sprzątającemu na zdobycie konkretnych umiejętności i kwalifikacji:
- umiejętność rozpoznawania rodzaju i pochodzenia zabrudzeń,
- umiejętność doboru odpowiednich środków czyszczących do zabrudzeń,
- podstawowe materiałoznawstwo konstrukcyjne i budowlane (materiały wykończeniowe),
- znajomość skali pH roztworów roboczych środków czyszczących,
- umiejętność doboru odczynu środków czyszczących do czyszczonej powierzchni,
- znajomość ręcznych i maszynowych technik sprzątania,
- znajomość profesjonalnego sprzętu do sprzątania
- umiejętność doboru urządzeń czyszczących do wykonywania określonych czynności sprzątania,
Organizacja pracy
Dobra organizacja pracy wymaga ustalenia harmonogramu zadań, zakresu prac i odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu sprzątającego. Podczas tego etapu pomocne będą plany higieny, natomiast kolejność sprzątania pomieszczeń będzie uzależniona od ich rodzajów, funkcji oraz pożądanego standardu sprzątania
Realizacja planu sprzątania i analiza
Czas się wziąć za sprzątanie! Na tym etapie warto obserwować, jak sprzątane są pomieszczenia, ile czasu to zajmuje, w jakiej ilości zużywane są materiały do sprzątania itp.
Analiza jakości pracy, czyli efektów sprzątania też jest ważna. Aby wykluczyć subiektywizm oceniającego, można przygotować ankiety dla użytkowników pomieszczeń – pracowników lub klientów – i na ich podstawie badać jednorazowo lub okresowo ich odczucia na temat czystości i higieny pomieszczeń.
Warto zadbać o logistykę, aby potrzebne materiały i środki były zawsze na czas i pod ręką, aby nie generować przestojów w pracy.
Opracowanie poprawek i ulepszeń oraz ich wdrożenie
Analiza bieżących działań, poszukiwania punktów, miejsc i działań do poprawy i ulepszeń. Diagnozowanie “wąskich gardeł”. System PDCA sprawdzi się tutaj, jak znalazł.
Podsumowanie
Przejście przez te etapy wymaga dużo pracy, wytrwałości i zaangażowania, ale zapewnia podstawę do skutecznego wdrożenia profesjonalnego sprzątania, które przynosi długoterminowe korzyści zarówno w zakresie finansowym, jak i jakościowym.
Wdrożenie profesjonalnego sprzątania może na pierwszy rzut oka wydawać się zadaniem trudnym i obarczonym wysokimi kosztami, szczególnie dla osób, które nie mają doświadczenia w tej dziedzinie. Proces ten może prowadzić do błędów, które z kolei mogą generować dodatkowe koszty. Jednakże, istnieje kilka ścieżek, które mogą ułatwić to zadanie:
Zarządzający mogą samodzielnie poszerzać swoją wiedzę, korzystając z dostępnych książek, szkoleń, czy też śledząc branżowe publikacje w internecie i czasopismach.
Warto też rozważyć współpracę z doświadczonymi dostawcami, którzy mogą zaoferować nie tylko produkty, ale także cenne doradztwo i wsparcie w zakresie wdrażania odpowiednich procedur.
Jeśli natomiast zarządzający nie mają możliwości znalezienia godnego zaufania dostawcy lub czasu na zgłębianie tematu, mogą zdecydować się na analizę pracy oraz procedur stosowanych przez wcześniej wynajmowaną firmę sprzątającą.
Poprzez dokładne zrozumienie zadań, jakie były wykonywane i sprzętu, który był używany, możliwe jest odtworzenie efektywnego systemu sprzątania. Takie podejście pozwala na zachowanie minimalnego standardu czystości przy jednoczesnej kontroli nad kosztami i procesem, przekładając się na szybki zwrot inwestycji w profesjonalne sprzątanie za pomocą własnego personelu.
